Защо софтуерите за Управление на проекти са важни за неправителствените организации

Днес все по-често се говори за ползите от софтуери за Управление на проекти /Project Management/. Факт е, че разработването на добра система за изпълнение на ежедневните задачи в рамките на всяка неправителствена организация, е една от най-важните цели за успешното й функциониране. Изборът на добре структурирана система за Управление на проекти трябва да бъде основен приоритет за всяка организация, която иска да систематизира ангажиментите си и подобри работата си, особено във времена на предизвикателства, в каквито се намираме и сега и трябва да бъдем още по-дисциплинирани и последователни.

Съществуват отлични софтуерни решения за Управление на проекти. Платформата TechSoup, с която Фондация „Работилница за граждански инициативи“ си партнира, предлага едно такова решение и то се нарича Asana. Софтуерът може да бъде намерен в продуктовия каталог на сайта TechSoup.

Какво всъщност е Управление на проекти?

Института по Управление на проекти (ИУП) дефинира "проекта" като "временно усилие, предприето за създаването на уникален продукт, услуга или резултат." През призмата на тази обща дефиниция, може да се направи заключението, че едно НПО провежда редица проекти в своето ежедневие – кампании по набиране на средства, доброволчески инициативи, кампании в социални мрежи и други.

Тези проекти обикновено изискват сътрудничество между хора с различни отговорности, които все по-често се случва да не работят на едно място особено сега, в условия на пандемия. Системата за управление е инструментът, който обединява тези хора и събира техните ангажименти и поставени цели в едно общо виртуално пространство. От публикации в социални медии, през инфографики и статии, всичко това може да присъства подробно описано в една такава система.

По-малките организации могат да използват таблиците на Google или Excel, за да следят напредъка по задачите си. В други случаи, когато организациите са по-големи и се изисква синхронизация, контрол и ефективно управление на по-сложни проекти, се появява нуждата от специализиран софтуер, какъвто е Asanа, който да улесни този процес.

Защо инструментите за Управление на проекти са важни?

Организациите с нестопанска цел постоянно се опитват да постигат големи цели с ограничени ресурси. Често изпитват недостиг на доброволци, персонал или инструменти, необходими за осъществяване на проекти с по-голям мащаб. С използването на система за Управление на проекти организациите могат да планират съответно и да използват наличните си ресурси най-пълноценно.

Този тип инструмент е също така от полза за организации с нестопанска цел, които изпълняват повтарящи се задачи, като бюлетини, публикации в социалните медии и статии. Освен това, тъй като много пъти организациите разполагат с ограничен брой служители, които не са на разположение в централен офис, решенията като софтуер за Управление на проекти помагат за насърчаване на сътрудничеството.

Софтуерите позволяват създаване на централен източник на данни, който проследява всички проекти, запазва всичко, което вече е направено в миналото, тоест данните от завършен проект, могат да се използват в бъдещ.

Как Asana може да бъде от полза за неправителствена организация?

Asana е един много полулярен инструмент, който TechSoup добави към колекцията си от предложения в полза на неправителствените организации.

Asana позволява на различни екипи да създават общи задачи, да планират проекти, да канят сътрудници, да проследяват работните процеси и т.н. Лесно се създават напомняния за конкретни задачи, като важни телефонни обаждания, а софтуерът е достатъчно гъвкав, за да се адаптира към нуждите на различните членове на екипа. След като даден проект бъде създаден, е лесно да се наблюдават конкретни задачи, докато те бъдат завършени и да се маркират или комуникират с други колеги по проекта директно в интерфейса. Могат да се преглеждат задачи в различни формати, като например Kanban карти, списъци или календар.

Asana Premium или Asana Business

През сайта на Asana може да бъде свалена безплатната версия с лимитирана функционалност. През този на TechSoup обаче можете да бъдат намерени пълните версии с 50 процента отстъпка от търговската им цена, както за Premium така и за Business версията.

Свържете се с TechSoup България на имейл адрес techsoup@frgi.bg и поръчайте на промоционална цена софтуера на Asana за Управление на проекти за Вашата организация с нестопанска цел или обществена библиотека.

Полезни съвети при въвеждане на софтуер за Управление на проекти във Вашата неправителствена организация

Без значение дали ще изберете Asana за помощник в ежедневните задачи, внимателно обмисленият план за въведението на софтуера в работния процес е от ключово значение за неговия успех. По-долу ще намерите някои полезни съвети:

1. Убедете се, че това е правилния инструмент за Вашата неправителствена организация.

Отделете достатъчно време и направете подробен анализ на характеристиките на софтуерните програми. Важно е първо да се определи най-комфортния за ползване от потребителите софтуер. След това се избира и инструмента, който отговаря на нуждите на организацията и на съществуващия работен процес.

2. Получете одобрението на хората в организацията.

За да бъде ефективна системата за Управление на проекти, тя трябва да бъде лесна за използване от всички във Вашата организация. Те трябва да я възприемат като техен помощник, а не като натоварващ ангажимент, с който трябва тепърва да свикват.

3. Бъдете търпеливи. Комуникирайте често и ясно.

Бъдете търпеливи при интегрирането на новия софтуер в работата на организацията. Важно е да се разясни защо се въвежда такава система. Обърнете внимание на това как промяната ще повлияе на начина, по който работят хората, към кого да се обърнат, в случай на възникнали въпроси.

4. Инвестирайте в обучение.

Когато става въпрос за въвеждане на нов софтуер, подходящото обучение е от ключово значение. Обикновено такъв тип софтуерни програми предлагат въвеждащи обучения за употребата им.

И накрая не забравяйте, че адаптирането към нов работен софтуер отнема време, за да заработи ефективно. Бъдете отворени за обратна връзка и промяна на стратегията си, за да оптимизирате управлението на проекта, ако е необходимо. Едно нещо обаче е сигурно: добре функционираща система за Управление на проекти ще спести време и пари на неправителствената Ви организацията и ще ви помогне да изпълните своите цели по-бързо.